CONTADURÍA SISTEMATIZADA

CONTABILIDAD III




JUSTIFICACIÓN DE LA ASIGNATURA

Un discente que aspira a un adecuado desempeño en el departamento de Contabilidad de una empresa, requiere el manejo de conocimientos, habilidades y valores, relativos a la información financiera de los entes económicos, siendo parte de ésta el Balance General, compuesto por los activos, pasivos y patrimonio; corresponde a Contabilidad III los aspectos concernientes a la parte izquierda del Balance General, entrando en detalle respecto al manejo conceptual y práctico de elementos que componen los activos más comunes de un ente.


OBJETIVO GENERAL

El estudiante adquirirá conocimientos, habilidades y valores para trabajar con temas correspondientes a los activos de los entes económicos.


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Emitir conceptos acerca de temas relativos al disponible y algunos de sus componentes.
Adquirir destrezas en el manejo de la caja menor y la conciliación bancaria, al igual que los registros que se desprendan de tales manejos.
Identificar algunos elementos del mercado bursátil: Principales Bolsas de Valores en el mundo, Bolsa de Valores de Colombia y sus sedes, títulos valores, motivos de valorizaciones y desvalorizaciones de las acciones, valores de la acción, dividendos y otros.
Asimilar la contabilización respecto a las acciones y su rentabilidad.
Diferenciar entre los conceptos deudores, clientes, deudas de difícil cobro y provisión.
Desarrollar habilidades en la realización de análisis de vencimiento.
Aprender los registros contables relacionados con la cartera comercial, especialmente la provisión bajo el método general.
Identificar los activos correspondientes a propiedades, planta y equipo.
Conocer la existencia de varios métodos de depreciación y su aplicación.
Aplicar los conceptos asimilados a la solución de ejercicios contables.
Desarrollar el hábito de la puntualidad en el inicio y terminación de clase.
Aprender a optimizar el tiempo en la realización de evaluaciones.
Adquirir capacidad de trabajo en equipo.
Asumir responsabilidad en la solución de talleres en clase y extraclase, al igual que para las consultas.


CONTENIDOS TEMÁTICOS

Para una adecuada asimilación de esta asignatura, se requieren conocimientos previos adquiridos en Contabilidad I y Contabilidad II (Prerrequisitos).
Contabilidad III tiene relación temática con las asignaturas Costos I y Tributaria II, sin ser correquisitos.
Los contenidos de esta asignatura son soporte parcial de asignaturas como Contabilidad IV, Análisis financiero y Consultorio contable.

Unidad I – Disponible: Caja y Bancos
1.1 Concepto de disponible
1.2 Manejo de caja menor (Creación, aumentos, disminuciones, cancelación, reembolsos, arqueos, faltantes, sobrantes). Ejercicios de caja menor.
1.3 Manejo de bancos (Libro auxiliar de bancos, conciliación bancaria y ajustes). Ejercicios de bancos.

Unidad II – Inversiones: En Acciones
2.1 Concepto y clasificación de inversiones.
2.2 Algunos títulos valores.
2.3 Bolsas de valores.
2.4 Acciones.
2.5 Valores de una acción
2.6 Registros contables genéricos.
2.7 Ejercicios de inversiones.

Unidad III– Deudores: Cartera nacional
3.1 Concepto de deudores, clientes, deudas de difícil cobro y provisión.
3.2 Análisis de vencimiento de los clientes.
3.3 Manejo de la provisión para deudas de difícil cobro.
3.4 Ejercicios de cartera comercial.

Unidad IV -Propiedades, planta y equipo: Depreciables y no depreciables.
4.1 Concepto y clasificación de las propiedades, planta y equipo.
4.2 Adquisición por compra o construcción.
4.3 Desembolsos capitalizables (adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias) y no capitalizables.
4.4 Depreciación (Concepto, registro, vida útil, métodos: Línea recta, unidades de producción y horas de trabajo)
4.5 Venta de propiedades, planta y equipo.
4.6 Ejercicios de propiedades, planta y equipo.


METODOLOGÍA

La utilización de variados recursos permiten que la metodología sea variada en algunos casos: cuando se utilizan el TV y el VHS para el tema de inversiones, esto facilita que al final se hagan algunas intervenciones de discentes y docente; con el uso del retroproyector y acetatos para el análisis de vencimiento de carteera se participa durante la exposición temática con planteamientos de problemas personales y/o empresariales alusivos al tema. En los temas de caja menor y conciliación bancaria, aparecen frecuentemente estidiantes que vivencian tales experiencias en las empresas donde prestan sus servicios y se hace la clase muy activa por las participaciones.

Se pide que algunos talleres se realicen fuera del salón de clase para que los estudiantes se confronten con los conocimientos adquiridos y afiancen lo asimilado, pero que también se generen casos de duda que podamos resolver al interior del salón; “generalmente cuando la mayoría de discentes han estudiado animosamente, las inquietudes son las mismas en todos los salones”. El estudiante resuelve, con la opción de confrontar para estar seguro de la interpretación o solución que dedujo.

La ruta a seguir en cada tema consiste en la explicación del mismo, aclaraciones de dudas, aportes de los estudiantes sobre sus experiencias en la empresa, algunas conclusiones, se alude a excepciones para algunos tratamientos de casos, se desarrolla taller en clase, se asigna taller para realizar extraclase, se despejan dudas sobre éste y se procede a evaluar. En algunas situaciones se pide lectura previa de temas que se verán en la clase próxima.

Los métodos más utilizados son de tipo productivo y reproductivo.


POSIBLES CONSULTAS

Bolsa de valores.
Manejo administrativo de la provisión de cartera.
Provisión de cartera fiscal.
Controles internos de algunos activos.

EVALUACIÓN

Con la evaluación del ciclo del PDE (Proceso Docente Enseñanza), se facilitan la ubicación de aciertos y falencias, buscando alternativas para mejorar los procesos de conocimiento y evaluativos.

El cien por ciento de la evaluación está comprendido por la sumatoria de las notas de seguimiento, parcial y final, así:

El seguimiento equivale al 45% del total evaluado y se realiza con pruebas cortas (quises), participaciones relevantes en lo conceptual y/o práctico durante clase, intervención individual significativa en la solución de ejercicios en clase.

El parcial equivales al 25% de la evaluación total, se hace mediante un examen escrito el cual se programa habitualmente entre la octava y novena semana del semestre académico, incluye tema(s) visto(s) hasta la fecha de evaluación.

El final vale el 30% de la evaluación total, se lleva a cabo después de la terminación de clases, se realiza por escrito, evalúa varios de los temas vistos durante el semestre.


BIBLIOGRAFÍA

RÉGIMEN DE IMPUESTO A LA RENTA, COMPLEMENTARIO Y SUCESORIAL. Bogotá. Editorial Legis, 2002.

RÉGIMEN CONTABLE COLOMBIANO. Legis editores, 2002.

RÉGIMEN COLOMBIANO DE IMPUESTO A LAS VENTAS. Legis editores, 2002.

GUDIÑO D., Emma Lucía y CORAL D., Lucy. Contabilidad universitaria. Bogotá. McGraw-Hill interamericana S.A, 2000

AGUIAR, Horacio y Otros. Diccionario de términos contables para Colombia. Editorial Universidad de Antioquia, 1.998.

BOLAÑO, César A. Y otros. Contabilidad comercial. Bogotá. Editorial norma, 1995

GÓMEZ BRAVO, Óscar. Contabilidad financiera. Medellín. La pluma de oro, 1.979.

MEIGS, Walter B. Et AL. Contabilidad la base para las decisiones comerciales. Bogotá. Mc Graw-Hill, 84-85.

SINISTERRA V., Gonzalo, POLANCO I., Luis Enrique y HENAO, Harvey. Contabilidad sistema de información para las organizaciones. Santafé de Bogotá. Mc Graw – Hill Interamericana S.A., 1993

Direcciones de Internet: www.dian.gov.co www.actualicese.com.co
www.contabilidad.com.co www.bvc.com.co
www.supervalores.gov.co www.mincomex.gov.co
www.mincomercio.gov.co www.ftaa-alca.org


INDUCCIÓN (CLASE 1)

1. PRESENTACIÓN PERSONAL Y ASIGNATURA.
2. PROGRAMA DE LA ASIGNATURA, RECORRIDO DE LOS TEMAS EN FORMA GENERAL, RELACIÓN CON OTRAS ASIGNATURAS.
3. BIBLIOGRAFÍA.
4. METODOLOGÍA DE CLASE.
5. METODOLOGÍA EVALUATIVA.
6. REGLAS DE JUEGO: Prohibición de consumir alimentos y/o fumar al interior del salón de clase, excusa escrita para el caso de evaluaciones supletorias, cumplimiento general en la iniciación y terminación de la clase, respeto por el desarrollo adecuado de la clase, cumplimiento del reglamento académico.

REGLAMENTO ACADÉMICO (CLASE 2)

LECTURA DE LO MÁS RELEVANTE, COMENTARIOS E INQUIETUDES.
UNIDAD 1 – DISPONIBLE: CAJA Y BANCOS (CLASE 3)

1.1. CONCEPTO.

Disponible es el primer grupo del activo y comprende todos los recursos de liquidez inmediata, es decir, de rápida conversión de efectivo que el ente económico tiene en su poder, incluye las cuentas caja (monedas, billetes, cheques recibidos), bancos (depósitos en cuentas corrientes), remesas en tránsito (traslados de fondos de otras empresas a la cuenta corriente de nuestra empresa y que están en canje), cuentas de ahorro (depósitos en cuentas de ahorro), fondos (Apropiaciones de dinero para fines específicos de la empresa que se asignan a funcionarios de la misma). También se le llama efectivo.

Los controles internos de las empresas buscan la optimización de los recursos del ente para proteger los bienes del mismo, uno de los controles consiste en evitar riesgos en el manejo del dinero (monedas, billetes y cheques recibidos), por lo cual en muchas empresas se toma la decisión de consignar diariamente el dinero recibido y efectuar los pagos con cheque, salvo aquellos desembolsos de poco valor, para lo cual se utiliza la caja menor.

1.2. MANEJO DE CAJA MENOR

1.2.1. Concepto: La caja menor consiste en la apropiación de dinero destinado para el pago de desembolsos de poco valor, que no amerita hacerse con cheque por el costo que éste implica y porque no sería aceptado el cheque en negociaciones de escaso valor. Se crea mediante el traslado de dinero o preferiblemente cheque a nombre del responsable o encargado del fondo de caja menor, el traslado lo realiza el cajero o tesorero de la empresa; tal cheque se mandará a cambiar por dinero al banco con el fin de poder realizar los pagos de poco monto.

1.2.2. Registros:
Al momento de crear el fondo de caja menor, el cajero de la empresa llenará un comprobante de egresos en original y mínimo una copia, que serán firmados por el responsable de caja menor como constancia del valor recibido, con el original o copia de este comprobante se realiza el registro contable de la creación de la caja menor, así:
Fecha (1105) Caja - (110510) Cajas menores.......................................................................... XX
(1110) Bancos - (111005) Moneda nacional.................................................................................. XX
ò (1105) Caja - (110505) Caja general.............................................................................................. XX
Igual registro se hace cuando se aumenta el fondo de caja menor, sólo varía el valor, se llenará otro comprobante de egreso.
Al cancelar el fondo de caja menor, se hace un recibo de caja por el valor en dinero que envía el responsable a la tesorería, se registra:
Fecha (1105) Caja - (110505) Caja general............................................................................... XX
ó (1110) Bancos - (111005) Moneda nacional................................................................... XX
(1365) Cuentas por cobrar a trabajadores - (136525) Calamidad doméstica................. XX
(51. .) ó (52 . .) “Cuentas de gastos” - (51. . . .) ó (52. . . .) “Subcuentas de gastos“...... XX
(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar.................................................................. XX
.
.
.
(2365) Retención en la fuente - (2365..) “Subcuenta”................................................................. XX
(1105) Caja - (110510) Cajas menores....................................................................................... XX
En caso de disminuir la caja menor se llenará un recibo de caja y se hará el contra-asiento siguiente:
Fecha (1105) Caja - (110505) Caja general.............................................................................. XX
ó (1110) Banco - (111005) Moneda nacional................................................................... XX
(1105) Caja - (110510) Cajas menores......................................................................................... XX

Por cada pago que se realiza por caja menor, se debe llenar un recibo de caja menor, que sirve de soporte para la contabilidad, y en lo posible este recibo tendrá un respaldo cual es el documento que originó tal desembolso, por ejemplo una factura de compra, una tirilla de la caja registradora donde se compró, una cuenta de cobro emitida por el almacén al cual se le compró, habrá casos en los cuales éste documento soporte no es posible recibirlo pues quien recibe el pago no emite documento alguno, como el caso de desembolsos por transporte en metro, buses, taxis. (VER ANEXO No. 01 AL FINAL DEL MÓDULO).

1.2.3. Reembolso: Cuando la sumatoria de los recibos de caja menor es relativamente alta, significa que se está agotando el dinero de la caja menor, se procede entonces a llevar a cabo el reembolso de caja menor. Consiste en cambiar los recibos de caja menor por cheque o dinero, con autorización del gerente financiero. Para que se acepte el reembolso se deben cumplir habitualmente con los topes para solicitarlo, los cuales aparecen estipulados en el reglamento de caja menor; dicho topes oscilan entre porcentajes estipulados de acuerdo a las políticas de cada empresa o se definen entre rangos de valores; por ejemplo, se solicitará reembolso cuando en la caja menor haya dinero entre $100.000 a $180.000, respecto a un fondo de caja menor de $500.000 o cuando haya dinero entre el 20% y el 30%.
Es necesario aclarar que en algunas situaciones se acepta reembolso sin cumplir con los topes estipulados en el reglamento: Cuando el encargado de la caja menor deja agotar los fondos en dinero o a final del período contable algunas empresas aceptan realizar el reembolso por los pocos recibos que existan, con el fin de que los conceptos correspondientes a estos desembolsos queden contabilizados en el período en el cual se incurrieron y lograr una adecuada asociación entre ingresos y egresos, además de los impuestos que pueden haber relacionados con tales recibos.

1.2.4. Reglamento: Corresponde a las normas que se deben cumplir respecto al manejo de la caja menor. Aparece por lo menos: monto de creación, casos en los cuales se aumentará o disminuirá el fondo, monto máximo de cada desembolso, firmas autorizada para solicitar desembolsos, topes para solicitar desembolsos y conceptos a desembolsar (fletes, buses y taxis, gastos de viaje, elementos de cafetería, casino y restaurantes, gastos de representación y relaciones públicas, servicio de aseo, elementos de aseo, donaciones, gastos legales, mantenimiento y reparaciones, estampillas, correo, préstamos por calamidad doméstica, combustibles y lubricantes, parqueaderos, arreglos ornamentales, útiles, papelería y fotocopias, etc.

Es factible que algunos recibos de caja menor tengan IVA como el caso de los pagos en notarías, en restaurantes, otros; igualmente es factible que estemos en la obligación de practicar retención en la fuente a ciertos desembolsos por caja menor como honorarios, comisiones, fletes.

El registro contable para el reembolso será con el uso de algunas de las siguientes cuentas y subcuentas:
Fecha
(5195) ó (5295) Diversos - (519520) ó (529520) Gastos de representación y relaciones públicas............ XX
(5195) ó (5295) Diversos - (519525) ó (529525) Elementos de aseo y cafetería...................................... XX
(5195) ó (5295) Diversos - (519530) ó (529530) Útiles, papelería y fotocopias......................................... XX
(5195) ó (5295) Diversos - (519535) ó (529535) Combustibles y lubricantes............................................ XX
(5195) ó (5295) Diversos - (519545) ó (529545) Taxis y buses.................................................................. XX
(5195) ó (5295) Diversos - (519565) ó (529565) Parqueaderos................................................................. XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513505) ó (523505) Aseo y vigilancia............................................................ XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513510) ó (523510) Temporales................................................................... XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513525) ó (523525) Acueducto y alcantarillado............................................. XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513530) ó (523530) Energía eléctrica........................................................... XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513535) ó (523535) Teléfono........................................................................ XX
(5135) ó (5235) Servicios - (513550) ó (523550) Transportes, fletes u acarreos...................................... XX
(5235) Servicios - (523560) Publicidad, propaganda y promoción............................................................. XX
(5110) ó (5210) Honorarios - (511025) ó (521025) Asesoría jurídica......................................................... XX
(5110) ó (5210) Honorarios - (511030) ó (521030) Asesoría Técnica........................................................ XX
(5140) ó (5240) Gastos legales - (514005) ó (524005) Notariales............................................................. XX
(5145) ó (5245) Mantenimiento y reparaciones - (514520) ó (524520) Equipo de oficina.......................... XX
(5150) ó (5250) Adecuación e instalación - (515010) ó (525010) Arreglos ornamentales......................... XX
(5150) ó (5250) Adecuación e instalación - (515015) ó (525015) Reparaciones locativas........................ XX
(5155) ó (5255) Gastos de viaje - (515520) ó (525520) Pasajes terrestres............................................... XX
(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar - (240805) Descontable en compras................................... XX
(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar - (240810) Descontable en servicios................................... XX
(2408) Impuesto sobre las ventas por pagar - (240815) Descontable asumido........................................ XX
(2367) Impuesto a las ventas retenido - (236705) Régimen simplificado............................................................... XX
(2367) Impuesto a las ventas retenido - (236710) Régimen común....................................................................... XX
(2365) Retención en la fuente - (236515) Honorarios.............................................................................................. XX
(2365) Retención en la fuente - (236525) Servicios................................................................................................ XX
(2365) Retención en la fuente - (236540) Compras................................................................................................ XX
(1110) Bancos - (111005) Moneda nacional............................................................................................................ XX

1.2.5. Controles internos: El Diccionario de Términos Contables para Colombia, define el control interno, como “Proceso ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo o gerencia y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de que el ente económico alcanzará sus objetivos”.

En ese orden de ideas, tenemos que existen algunos controles internos para el buen manejo de la caja menor; entre otros están la utilización de recibos de caja menor preimpresos en tipografía con el membrete de la empresa y con número consecutivo, vales provisionales, asignación de una caja metálica con una llave, realización del arqueo.

Arqueo de caja menor: Consiste en una visita sorpresa realizada por el revisor fiscal y/o el auditor (interno o externo) y/o el contador y/o el administrador, para evaluar el funcionamiento de la caja menor, en cuanto al cumplimiento de lo acordado en el reglamento y para evitar malos manejos del efectivo; cada vez que se haga arqueo es necesario que se elabore un informe detallado de lo encontrado detallando el número de los recibos de caja menor encontrados, las diferentes denominaciones de las monedas y billetes encontrados, comentarios en cuanto al cumplimiento del reglamento de caja menor; generalmente firman quien hace el arqueo y la persona responsable de la caja menor. Un ejemplo de un informe de arqueo puede ser:

INFORME DE ARQUEO DE CAJA MENOR.

Fecha: Febrero 20 de 2003
Hora: 10 y 45 a.m.
Encargada(o) de la caja menor: Johana Díaz Vélez

Se encontraron los recibos de caja menor número 021 hasta el 032 por un monto total de $ 280.000 .
En vales provisionales se hallaron en total $ 120.000 .
En dinero el valor total existente en el momento del arqueo fue $ 300.000 .
TOTAL . . . $ 700.000 .

El dinero estaba conformado por las siguientes denominaciones:
Cuatro billetes de $50.000 cada uno, equivale a $200.000
Dos billetes de $20.000 cada uno, equivalente a 40.000
Tres billetes de $10.000 cada uno, equivale a 30.000
Dos billetes de $5.000 cada uno, equivalen a 10.000
Ocho billetes de $2.000 cada uno, equivalente a 16.000
Cuatro monedas de $1.000 cada una, equivale a 4.000
Se está cumpliendo con el reglamento de caja menor y no hay faltantes ni sobrantes.

FIRMAS: ___________________________________ _____________________________________

Al efectuar el arqueo de caja menor, se pueden encontrar las siguientes situaciones respecto al monto asignado para su funcionamiento:

a) Que la caja esté cuadrada, esto significa que el total de los valores representados en los recibos de caja menor y los vales provisionales, más el valor encontrado en dinero equivalen al valor asignado en ese momento para la caja menor, por lo cual no aparecen ni faltantes ni sobrantes; en este caso no se hace registro contable en los libros. Este hecho no implica que todo esté funcionando correctamente en la caja menor, pues pueden presentarse casos de incumplimiento del reglamento en cuanto a desembolsos que superan el monto máximo autorizado, o que no están contemplados en el reglamento, o que no se tienen soportes para ciertos recibos que sí lo ameritan.

b) Que se presente un faltante, significa que el total de los valores representados en los recibos de caja menor y los vales provisionales, más el valor encontrado en dinero es inferior al valor asignado en ese momento para la caja menor, lo cual implica hacer firmar una cuenta de cobro en caso de no encontrar una justificación razonable del mismo; además se busca cubrir tal faltante con el fin de mantener la caja cuadrada, mediante el envío del dinero faltante y su respectivo comprobante de egreso. El registro contable sería:
Fecha
(1365) Cuentas por cobrar a trabajadores – (136530) Responsabilidades........................... XX
(1105) Caja – (110505) Caja general o (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional...................... XX

c) Que se presente un sobrante, significa que el total de los valores representados en los recibos de caja menor y los vales provisionales, más el valor encontrado en dinero es superior al valor asignado en ese momento para la caja menor, lo cual implica elaborar una nota interna de contabilidad en caso de no encontrar una justificación razonable del mismo; además como se pretende que la caja menor permanezca cuadrada, se retira el sobrante enviándolo a tesorería o a consignar. El registro contable sería:
Fecha
(1105) Caja – (110505) Caja general o (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.......... XX
(4295) Diversos – (429553) Sobrantes de caja o (2380) Acreedores varios – (238095) Otros....... XX

1.2.6. EJERCICIOS (CLASE 4)
IMPORTANTE Considere para la solución de todos los ejercicios de caja menor lo siguiente:
a. Como la mayoría de compras de poco valor se realizan a personas naturales del régimen simplificado, se les retendrá en la fuente si cumple la base gravable; como no están obligados a facturar y no son responsables de IVA, hay que determinar si el bien y/o servicio comprado está gravado para aplicar el IVA asumido cuando cumpla la base gravable.
b. Cuando la compra del bien y/o servicio sea a empresas del régimen común, aparecerá el IVA en el recibo de caja menor cuando el bien y/o servicio esté gravado; respecto a la retención en la fuente, también aparecerá en el recibo de caja menor, salvo cuando la otra empresa sea autorretenedora o la transacción no cumpla la base gravable.
c. Política contable: Todo lo que se compra es para el consumo del mes en que se adquiere, excepto cuando se diga que es para varios períodos contables.

1. Enero 02/2.003 Districosméticos S.A., empresa del régimen común, crea fondo de caja menor con cheque por $450.000 a favor del responsable. El reglamento estipula que el reembolso se hará cuando en el fondo haya dinero entre $100.000 y $180.000, cada desembolso será máximo de $70.000; pagos superiores a este valor se harán con cheque en tesorería. También tiene como política el reglamento, que siempre que haya un faltante se cubrirá con dinero de tesorería y el sobrante se enviará a tesorería.
Enero 27: El responsable del fondo pide reembolso, el cual es aceptado con cheque, para cada concepto aparece si están gravados o no, dependiendo de los artículos.
Recibo de caja menor # 001 $60.000 Elementos de cafetería (admón.), no gravados con IVA
Recibo de caja menor # 002 51.500 Elementos de aseo (ventas). No IVA asumido, debido a la base gravable.
Recibo de caja menor # 003 3.500 Almuerzo para auxiliar contable que trabajó a medio día, no gravado con IVA
Recibo de caja menor # 004 58.900 Pasabocas y detalle con motivo del día del Contador, no gravado IVA
Recibo de caja menor # 005 21.000 Suscripción al Heraldo por el mes de enero (admón.), no gravado con IVA
Recibo de caja menor # 006 6.100 Estampillas (admón.), no gravados con IVA
Recibo de caja menor # 007 61.000 Proceso de microfilmación contable (admón.). No IVA asumido por la base.
Recibo de caja menor # 008 18.000 Parqueaderos (ventas). No IVA asumido por la base gravable.
Recibo de caja menor # 009 28.100Blocks, lapiceros y marcadores (admón.). No IVA asumido por base gravable
Total ... $308.100
Febrero 12: El revisor fiscal hace arqueo y encuentra recibos definitivos del # 010 al # 014 por valor de $250.000, 4 billetes de $50.000 y recibo provisional por $13.000. El revisor fiscal elabora informe después de buscar causas y se aplica la política del reglamento para faltantes y sobrantes.
Febrero 13: Se aumenta el fondo de caja menor en $50.000 con cheque.
Febrero 25: Hay arqueo encontrando recibos por $275.000 y dinero $225.000, elabora informe.
Febrero 28: Es fin de período contable (mensual), aceptan reembolso con cheque sin cumplir topes:
# 010 $70.000 Pasajes terrestres (ventas), no gravado con IVA
# 011 61.000 Fletes de mercancía (ventas), no gravado con IVA
# 012 26.000 Buses y taxis urbanos (admón.), no gravado con IVA
# 013 58.000 Lubricantes (ventas), son $50.000 más IVA $8.000, no cumple la base para retenciones.
# 014 35.000 Música ambiental del mes (admón.), no gravado con IVA
# 015 13.000 Servicio de vigilancia ocasional (admón.), no gravado con IVA
# 016 12.000 Servicio de aseo ocasional por persona natural (ventas), no gravado con IVA
# 017 9.000 Honorarios a régimen simplificado por factor intelectual de asesoría técnica a máquina de escribir
(ventas), valor $10.000, retención en la fuente por honorarios $1.000. IVA asumido, no requiere base.
# 018 16.000 Servicio técnico a régimen simplificado por mantenimiento computador (admón.),
Total $300.000
Marzo 25: Hay arqueo encontrando en recibos $105.000 y en dinero $390.000, el responsable firma cuenta de cobro, el revisor fiscal elabora informe y se aplica la política del reglamento para faltantes y sobrantes.
Marzo 26: Disminuyen el fondo de caja menor a $370.000, consignando lo retirado.
Marzo 30: El responsable cancela el faltante que debía.
Marzo 31: Reembolso con cheque, con base en la siguiente relación de caja menor:
RECIBO CONCEPTO BENEFICIARIO NIT/CC VALOR IVA RETFTE NETO
# 019 Préstamo(calamid.) Ana Vélez 71886452 60.000 60.000
# 020 Fletes (ventas) De Prissa 8901510420 66.000 660 65.340
# 021 Legales (admón.) Notaría 14 8908545810 50.000 8.000 58.000
# 022 R.R.P.P.(ventas) Asados la 80 8901670150 40.000 6.400 46.400
# 023 Donación Cruz roja 8908189200 39.500 39.500
Total 255.500 14.400 660 269.240
Abril 2: Cancela el fondo de caja menor, consignan el efectivo y envían a contabilidad los recibos:
# 024 29.000 Publicidad para varios períodos, precio por $25.000 e IVA por $4.000
# 025 10.000 Arreglos ornamentales (ventas), No IVA asumido por la base.
# 026 11.000 Medicamentos para el botiquín (consumo de empleados de la empresa: admón.)
Abril 15: Ana Vélez paga su deuda.
Se pide: Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta.

RESOLUCIÓN DEL EJERCICIO

Enero 02/03 (1105) Caja – (110510) Cajas menores............................................... 450.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional.................................................. 450.000
Enero 27/03 (5195) Diversos – (519525) Elementos de aseo y cafetería........ ........ 60.000
(5295) Diversos – (529525) Elementos de aseo y cafetería................. 51.500
(5195) Diversos – (519560) Casino y restaurantes...................... ......... 3.500
(5195) Diversos – (519520) Gastos de representación y RRPP.. ......... 58.900
(5195) Diversos – (519510) Libros, suscripciones, period y revis......... 21.000
(5195) Diversos – (519550) Estampillas................................................ 6.100
(5195) Diversos – (519555) Microfilmación.................................. ......... 61.000
(5295) Diversos – (529565) Parqueaderos.................................. ........ 18.000
(5195) Diversos – (519530) Útiles, papelería y fotocopias................... 28.100
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional....................................................... 308.100
Febrero 12/03 (1105) Caja – (110505) Caja general.................................................... 13.000
(4295) Diversos – (429553) Sobrantes de caja.................................................... 13.000
Febrero 13/03 (1105) Caja – (110510) Cajas menores....................................... ......... 50.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional....................................................... 50.000
Febrero 28/03 (5255) Gastos de viaje – (525520) Pasajes terrestres................. .......... 70.000
(5235) Servicios – (523550) Transportes, fletes y acarreos................... 61.000
(5195) Diversos – (519545) Taxis y buses................................... ......... 26.000
(5295) Diversos – (529535) Combustibles y lubricantes............. ......... 50.000
(2408) Impuesto s/ ventas x pagar – (240805) Descontable en compras. 8.000
(5195) Diversos – (519515) Música ambiental...................................... 35.000
(5135) Servicios – (513505) Aseo y vigilancia....................................... 13.000
(5235) Servicios – (523505) Aseo y vigilancia....................................... 12.000
(5210) Honorarios – (521035) Asesoría técnica.................................... 10.000
(2365) Retención en la fuente - (236515) Honorarios........................................... 1.000
(2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240815) Descontable asumido... 1.200
(2367) Impuesto a las ventas retenido – (236705) Régimen Simplificado......... 1.200
(5145) Mantenimiento y reparaciones – (514525) Eq comput y comun. 16.000
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional...................................................... 300.000
Marzo 25/03 (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores– (136530) Responsabilidades. 5.000
(1105) Caja – (110505) Caja general................................................................... 5.000
marzo 26/03 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional......................................... 130.000
(1105) Caja – (110510) Cajas menores................................................................ 130.000
Marzo 30/03 (1105) Caja – (110505) Caja general..................................................... 5.000
(1365) Cuentas por cobrar a trabajadores – (136530) Responsabilidades........... 5.000
Marzo 31/03 (1365) Cuentas por cobrar a trabajadores – (136525) Calamid domést.. 60.000
(5235) Servicios – (523550) Transporte, fletes y acarreos.................... 66.000
(2365) Retención en la fuente – (236525) Servicios............................................. 660
(5140) Gastos legales – (514005) Notariales........................................ 50.000
(2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240810) Descontable servicios... 8.000
(5295) Diversos – (529520) Gastos de representación y RRPP.......... 40.000
(2408) Impuesto s/ventas x pagar – (240805) Descontable compras.. 6.400
(5395) Gastos Diversos – (539525) Donaciones.................................. 39.500
(1110) Bancos – (111005) Moneda nacional....................................................... 269.240
Abril 02/03 (1110) Bancos – (111005) Moneda nacional....................................... 320.000
(1710) Cargos diferidos – (171044) Publicidad, propaganda y promo. 25.000
(2408) Impuesto s/ventas por pagar – (240810) Descontable servicios. 4.000
(5250) Adecuación e instalación – (525010) Arreglos ornamentales..... 10.000
(5105) Gastos de personal – (510584) Gastos médicos y drogas......... 11.000
(1105) Caja – (110510) Cajas menores.............................................................. 370.000
Abril 15/03 (1105) Caja – (110505) Caja general.................................................... 60.000
(136525) Cuentas por cobrar a trabajadores – Calamidad doméstica................... 60.000

CUESTIÓNESE:
- Si algunos desembolsos de caja menor se registran en el período contable siguiente al cual se incurrieron, cómo quedan las utilidades para cada uno de los períodos contables (presente y siguiente)?
- Desde el punto de vista del manejo del efectivo de una empresa qué decidiría usted, hacer todos los desembolsos con cheque (por seguridad) o hacerlos todos con dinero de caja (para ahorrarse el valor de los cheques y el tres por mil), o combinaría de qué manera? sustente.
- Qué incidencia tendrá el que un gasto de administración se registre como gasto de ventas, para efectos de toma de decisiones?
- Desde el punto de vista tributario qué repercusión tiene el que un pago por caja menor, que tiene retención en la fuente, se registre en el período contable siguiente (mensual)?


2. Mayo 06/2003 Comercial Cháqui Ltda, empresa del régimen común, crea fondo de caja menor con dinero de tesorería por $330.000.
Mayo 25 Disminuyen el fondo de caja menor a $270.000, consignando el valor retirado del fondo.
Mayo 31 Reembolso con cheque por los siguientes recibos de caja menor, correspondientes a desembolsos del departamento de ventas:
#001 $46.400 Combustible por $40.000 más IVA $6.400
#002 18.200 Buses Urbanos. No gravado con IVA.
#003 41.500 Papelería no gravada con IVA
#004 41.750 Regalo despedida a secretaria, no gravado con IVA.
#005 29.000 Implementos de aseo $25.000 e IVA $4.000.
#006 18.900 Honorarios por arreglo de computador $21.000, menos retención en la fuente
$2.100. IVA asumido.
#007 20.880 Restaurante, son $18.000 más IVA $2.880.
Junio 07 El contador hace arqueo encontrando: Recibos definitivos por $150.000, recibos provisionales por $50.000 y en dinero $65.000. Se cubre el faltante con dinero de tesorería, se firma cuenta de cobro y el contador elabora informe.
Junio 30: Hay reembolso con cheque, por los siguientes recibos de caja menor, correspondientes a consumos del departamento de administración, excepto el recibo #012:
#008 $ 48.720 Papelería $42.000 e IVA $6.720
#009 40.000 Servicio técnico reparaciones locativas prestado por persona natural, no cumple la
base para IVA asumido.
#010 32.600 Gastos médicos y drogas, no gravado con IVA.
#011 28.680 Servicio técnico mantenimiento a escritorio, no cumple la base para IVA asumido.
#012 30.000 Publicidad del mes, sin IVA (De Ventas).
#013 26.100 Fletes de mercancía. No está gravado con IVA.
#014 28.600 Parqueaderos. No IVA asumido por la base.
#015 5.800 Llamada larga distancia por $5.000 e IVA $800
Julio 05 Aumentan el fondo de caja menor en $80.000 con cheque.
Julio 12 El contador hace arqueo encontrando recibos definitivos por $120.100 y en dinero $232.000. El sobrante de traslada a tesorería, se elabora nota interna de contabilidad y el contador elabora informe.
Julio 21 Cancelan la caja menor consignando el efectivo y llevando a contabilidad los recibos:
#016 $27.600 Implementos de aseo (ventas). No IVA asumido
#017 48.000 Elementos de cafetería (admón), no grabados con IVA
#018 44.500 Pasajes terrestres (ventas), no gravados
#019 3.700 Correo (ventas), no gravado
#020 22.500 Comisiones a persona natural $25.000 menos retefte $2.500 (ventas), IVA asumido.
Julio 15 El responsable cancela la deuda a la empresa por el faltante.

Se pide: Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta.

3. Industrias Avícola Ltda. es una empresa del régimen común que utiliza la caja menor desde años anteriores; en agosto 10/03 el revisor fiscal hace arqueo encontrando en recibos definitivos 134.560 y en dinero $260.440, encuentra un faltante de $15.000 el cual se cubre con dinero de tesorería.
Agosto 21/03 Disminuyen el fondo de caja menor en $60.000 consignando el dinero retirado en el banco.
Agosto 31 Al finalizar el período contable bimestral, se envían a contabilidad los siguientes recibos de caja menor, haciendo firmar un recibo provisional, no hay reembolso:
$63.800 Pagos notariales $55.000 e IVA $8.800 (administración)
29.000 Lubricantes $25.000 e IVA $4.000 (Ventas)
41.760 Invitación a restaurante a gerente de ventas $36.000 e IVA $5.760
Causar los gastos y demás desembolsos utilizando la cuenta costos y gastos por pagar - otros, en el crédito.
Septiembre 11 Disminuyen la caja menor a $310.000, consignando el dinero retirado.
septiembre 21 Arqueo hallando en recibos $210.000 y en dinero $105.500, el sobrante va a tesorería.
Septiembre 26 Reembolso con cheque a cambio de los recibos causados en agosto 31 y de los siguientes:
$37.120 Lubricantes $32.000 e IVA 5.120 (ventas)
25.000 Préstamo empleados (calamidad doméstica)
13.320 Donación al Hospital Universitario San Vicente de Paúl. No tiene IVA
23.200 Elementos de cafetería para el mes $20.000 e IVA $3.200 (ventas)
Septiembre 30 Hay arqueo encontrando en recibos $85.000 y en dinero $222.100, el faltante se cubre con dinero de tesorería, el responsable firma cuenta y el revisor fiscal elabora informe.

Se pide: Registros de diario con código de 4 dígitos, cuenta, código de 6 dígitos y subcuenta.

EVALUACIÓN DE CAJA MENOR (CLASE 5)

1.3. MANEJO DE BANCOS. (CLASES 5 Y 6)

1.3.1. CONCEPTOS PRELIMINARES.

A. Bancos: En el ámbito contable es una cuenta del activo, de naturaleza débito, cuyo saldo representa el valor que la empresa tiene depositado en las diferentes cuentas corrientes. Dicho saldo se puede conocer a través del libro mayor y balances, libro auxiliar de bancos o extracto de cuenta corriente.

Al final del mes se supone que los datos del libro mayor y el libro auxiliar de bancos coinciden, pues el departamento de auditoría y/o revisoría fiscal detectará las posibles diferencias durante el mes y pedirá realizar los respectivos registros de ajuste que permitan homogeneidad entre ambos.

Mientras que sí es relativamente común que existan diferencias entre el extracto de cuenta corriente con el libro auxiliar de bancos y por ende con el libro mayor, por lo cual se presenta la conciliación bancaria.

Los principales motivos que generan diferencias entre el libro auxiliar de bancos y el extracto de cuenta corrientes, son:

a. Cheques girados por la empresa que no han sido cobrados por las personas a quienes se les giró; por supuesto ya quedaron registrados en los libros contables de la empresa, pero no aparecen en el extracto de cuenta corriente. Se les llama cheques girados y no cobrados, cheques en canje, cheques por cobrar o cheques pendientes de cobro.

b. Consignaciones en cheque realizadas por la empresa, generalmente el último día de mes y algunas veces en horario extendido, que no alcanzan a quedar registradas en el extracto de cuenta corriente. Sí aparecen contabilizadas en los libros de contabilidad de la empresa, pero no en el extracto de cuenta corriente. Se les denomina consignaciones en tránsito o consignaciones en vía.

c. Notas débito (N.D.) y notas crédito (N.C.) elaboradas por el banco que no llegan a la empresa durante el mes, sino en el mes en el cual se recibe el extracto, por lo cual sí aparecen en el extracto bancario de cuenta corriente pero no en los libros contables de la empresa. Se les puede llamar notas bancarias por registrar en libros.

d. Errores de registro en la empresa y/o en el banco; en escasas ocasiones se presenta que alguna transacción relacionada con el banco, como consignaciones, cheques girados, notas débitos bancarias o notas créditos bancarias, queden registradas en la empresa y/o en el banco, por un valor diferente al que aparece en el documento original. Se les denomina errores en libros y/o en extracto.
B. Libro Auxiliar de Bancos: Es un libro de contabilidad que la ley no obliga a utilizar, sin embargo es muy usado con el fin de detallar el movimiento de las diferentes cuentas corrientes que la empresa tiene, en él se registran las consignaciones, los cheques girados, las notas débito, las notas crédito y los ajustes. Tiene cinco columnas, aunque en la pasta aparece libro tres columnas, éstas son para la fecha, detalle, debe, haber y saldo. Dependiendo del número de cuentas corrientes y de su movimiento, se podrán utilizar uno o varios libros auxiliares de bancos, por ejemplo si sólo se tienen dos cuentas corrientes, siendo una de ellas de movimiento aceptable y la otra de poco movimiento, se podrá utilizar un solo libro auxiliar destinando las primeras sesenta hojas para la cuenta de más movimiento y las restantes veinte hojas para la cuenta corriente de poco movimiento.

Se dice que una cuenta tiene poco movimiento cuando durante el mes genera pocas transacciones con el banco, por decir algo, cinco consignaciones y siete cheques girados; mientras que una cuenta de alto movimiento implica un gran volumen de transacciones bancarias, por ejemplo tener durante el mes más de sesenta consignaciones y más de ochenta cheques girados; el concepto del volumen exacto de transacciones es relativo.

C. Extracto de Cuenta Corriente: Es un documento enviado por el banco a cada cliente (cuenta habiente o cuentacorrentista), en forma mensual vencida, para informarle el saldo inicial, movimiento de la cuenta y saldo final; algunos extractos traen resumen informativo del número de transacciones realizadas por cada concepto, valor promedios de saldo, total del valor consignado, total cheques girados, etc. El cliente recibe normalmente su extracto en los diez primeros días del mes siguiente al contenido de la información. En la actualidad con apoyo en la tecnología los bancos envían a algunos clientes, generalmente a los grandes clientes, el extracto por Internet y/o Correo electrónico.

D. Conciliación Bancaria: Es un documento elaborado por la empresa para mostrar las diferencias encontradas al comparar el libro auxiliar de bancos y el extracto de cuenta corriente, tiene encabezado con el nombre de la empresa, nombre del documento “Conciliación bancaria”, nombre del banco, número de cuenta corriente en caso de tener varias cuentas corrientes en el mismo banco, mes que se está conciliando. Existen diferentes formas de conciliar, como el método de conciliación simultánea con el cual se llega a los saldos reales, otro es partiendo del saldo en libros para llegar al saldo en extracto, está el método en que se parte del saldo en extracto para llegar al saldo en libros. La información que falta por registrar en libros requiere hacer ajustes al final del período contable. Utilizaremos el primer método mencionado, su esquema resumido es: