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Organización Empresarial

Reviste particular importancia la organización de la estructura de la empresa, y en su interior, la del personal con que se contará. Se sabe que el recurso humano es el activo más importante de toda empresa, y los éxitos se obran ante todo con personas, y sólo en un segundo momento con las ideas.


La organización es la forma en que se dispone y determina el trabajo entre el personal de la empresa, para lograr eficaz y eficientemente los propósitos establecidos para la misma.


Las etapas por las cuales pasa el establecimiento del sistema-empresa son las siguientes:


a) Marco jurídico.
Cuando se pretende estructurar legalmente una empresa, es conveniente tomar en cuenta los siguientes aspectos:
· El número de personas (socios) que iniciaran la empresa.
· Las aportaciones de cada uno de los socios.
· La responsabilidad de los socios ante terceros.
· Los gastos en que se incurrirá para la constitución de la empresa.
· Los trámites formales necesarios para inscribirla legalmente.
· Las obligaciones que se adquieren con el fisco.
· Las obligaciones laborales que se están contrayendo.


En cuanto a la conformación de la empresa, legalmente, existen diversas figuras, tales como Sociedad Anónima, Cooperativa, etc. Dependerá del marco legal de cada país para determinar cuál es la mejor figura legal para ser adoptada.

b) Diseño de un organigrama.
Un organigrama es "la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen".


El objeto de los organigramas es que constituyen el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.


Los organigramas son útiles porque:


· Proporcionan una figura formal de la organización.
· Constituyen una fuente de consulta oficial.
· Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía.
· Constituyen un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.

c) Identificación del recurso humano:


Definido el organigrama de la empresa, es posible detectar la cantidad y perfil de los empleados que deberán ser contratados por la organización. Ellos deberán pasar un todo un proceso de reclutamiento, selección, contratación e inducción de personal al interior de la empresa, donde se elegirán a los candidatos que reúnan los requisitos exigidos en cada puesto de trabajo, para que su desempeño en el mismo sea eficiente y eficaz.

Las interrogantes que usted debe responder entonces son: ¿Que estructura legal dará a su empresa? (persona natural, sociedad limitada, sociedad de hecho, etc.)
¿Cuántos socios conformarán la empresa? ¿Cuál es el aporte de cada uno?.
Por medio de un organigrama indicar la estructura administrativa que se dará a la empresa y, para cada uno de los cargos, determinar las funciones y experiencias necesarias para su desempeño.

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Ingeniería del Proyecto (III)

Inversión en estructuras.


Haga un inventario de cuánto ha sido su inversión en edificación, y luego cuánto y cuándo prevé usted que deberá invertir posteriormente, de acuerdo al crecimiento en el mercado.

Mantenimiento y depreciación.


El mantenimiento se refiere al conjunto de acciones efectuadas para conservar una máquina, vehículo, etc. en sus condiciones óptimas. En este sentido, todo el equipo y maquinaria con que cuenta la empresa deberá ser revisado constantemente, a fin de que siempre se encuentre funcionando en perfectas condiciones.
Depreciación se define como la reducción del precio o valor de un activo a través del deterioro por el uso. Una forma sencilla de calcular la depreciación es con el método de la "línea recta", por el cual el valor residual (valor del activo cuando ha finalizado su vida útil) calculado de un activo se resta de su costo original y la diferencia se divide entre el número de años de vida estimada para llegar a una merma por depreciación anual.


Por ejemplo, supongamos que se ha adquirido una máquina por un valor de $12,000.00 dólares, a la que se le considera una vida útil de 5 años, y cuyo valor residual se calcula de $2,000.00 dólares. Entonces, la depreciación anual de esa máquina se determinaría así:



Depreciación= (Coste original del Activo - Valor residual ) / Vida Util del Proyecto.

Sustituyendo valores tenemos:
Depreciación = (12,000 - 2,000) / 5
Depreciación = $2,000.00 dólares al año.
Ahora corresponde a usted calcular la depreciación de su equipo, de acuerdo a la vida útil que este tiene. También haga un plan de mantenimiento y describa cada cuanto se hará este, y cuánto costará.

Instalaciones y servicios.


Haga un calculo de cuánto deberá pagar por las instalaciones físicas, si son propias defina cuanto costaría si tuviera que alquilarlas, y cuánto pagará por los servicios de agua, luz, correo, teléfono, Internet, etc.

Distribución de planta.


Consiste en la forma en que se dispondrán las herramientas, equipo, máquinas y los flujos de producción, lo cual permitirá ordenar el trabajo eficientemente.


Para diseñar la distribución de la planta se debe tomar en cuenta el diagrama de flujo del proceso elaborado anteriormente, ya que a través de éste será posible determinar el orden de las actividades y, de esta manera, evaluar cuál es la sucesión óptima del equipo y el lugar más apropiado para las herramientas.


Aquí le corresponde a usted elaborar un plano a escala, señalando la ubicación de la maquinaria teniendo en cuenta la secuencia de la producción, los tiempos mínimos de recorrido, el aprovechamiento de espacios, las condiciones de iluminación y ventilación y la disposición de los puestos de trabajo.


Adicionalmente determinar las necesidades de adecuación de la planta en cuanto a:
¨ Montaje de maquinaria.

¨ Instalaciones eléctricas, de alumbrado, agua y alcantarillado.

¨ Vías de acceso, etc.

Localización de la empresa.


Para seleccionar la ubicación geográfica de la empresa tenga en cuenta los siguientes aspectos:

· Producto: de acuerdo con las características del producto determine si la localización conviene hacerse en zona industrial, comercial o residencial.

· Costos: de transporte, arriendo, servicios públicos.

· Vías de acceso: cercanía a los puntos de comercialización del producto y proveeduría de materias primas.

· Servicios industriales: disponibilidad en cantidad y calidad de energía eléctrica, teléfono, agua y otros.

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Producción

Maquinaria y equipos.


En esta sección no es necesario distender mucho; ya que es suficiente un listado de las actividades materiales (y no materiales) que se llevan a cabo en el nuevo proyecto.


El proceso productivo permite establecer las actividades a realizar, así como el equipo, herramientas e instalaciones necesarias para llevar a cabo la elaboración de productos y/o prestación de servicios de la empresa.

Para esto se debe realizar:
a) Desglosar el proceso en actividades específicas.
b) Hacer un listado de todo el equipo / maquinaria requerido para cada actividad.
c) Elaborar un listado de las herramientas que se necesitan en cada actividad.
d) Determinar los insumos requeridos en el proceso.
e) Establecer el espacio necesario para llevar a cabo cada actividad.
f) Determinar cualquier otro requerimiento especial de instalaciones que viabilicen el desarrollo de cada actividad.
g) No olvidar las especificaciones técnicas del proceso productivo.

La siguiente matriz puede serle de mucha utilidad para este apartado:


MAQUINARIA Y EQUIPO CANTIDAD ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CANTIDAD DE PRODUCCIÓN PRECIO MERCADO

TOTALES

Muebles y enseres.


Aquí debe citar la cantidad y clase de muebles y enseres necesarios para el funcionamiento de su empresa. Puede emplear el siguiente cuadro:

MUEBLES Y ENSERES CANTIDAD CLASE PRECIO MERCADO


TOTALES

Materias primas


Para cada uno de los productos que se van a elaborar enumerar las materias primas necesarias, indicado proveedor, plazo de entrega, unidad de medida, precio, plazo de pago y disponibilidad en el mercado. Esto puede realizarlo a través de la siguiente matriz:



PRODUCTO MATERIA PRIMA PROVEEDOR PLAZO DE ENTREGA UNIDAD MEDIDA PRECIO PLAZO PAGO DISPONIB.


Tecnología de producción.


Es necesario determinar la tecnología disponible para realizar el producto. Debe de especificarse, ya que por medio de ella es posible:


· Determinar que el nivel de tecnología que se está utilizando es el adecuado de acuerdo al tipo de proyecto y a la región donde se desarrollará.

· Considerar todas las alternativas de tecnología, no dejar ninguna fuera del proceso de selección.

· Disponibilidad para obtener la tecnología.

· Cualquier tipo de estipulaciones especiales para hacer uso de la tecnología, tales como convenios, acuerdos, etc.

· Posibilidad de copiado (búsqueda de protección en cuanto a Propiedad Intelectual si la tecnología es original).

Lo que se le sugiere es que describa cuales serán los métodos de producción, y los equipos y técnicas particulares que usted tendrá para producir en su empresa, eso le ayudará a ver de mejor manera y mas claro, donde debe poner más atención a este aspecto de la empresa.

Producción esperada.


De acuerdo a lo que ha elaborado anteriormente, usted está en muy buena posición para definir su capacidad de producción, y en que porcentaje va a utilizar esta capacidad. Este porcentaje debe traducirse a unidades y volúmenes
En este aspecto debe tomarse en cuenta la capacidad instalada, y ésta se refiere al nivel máximo de producción que puede conseguir una empresa con base en los recursos con los que cuenta, refiriéndose primordialmente a maquinaria e instalaciones físicas.

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Ingeniería de Proyecto (I)

En este ámbito se trabaja la descripción genérica de la actividad productiva de la empresa, ilustrando brevemente las diversas fases del proceso, sus características propias, y también las competencias distintivas de las empresa.


Incluso para las actividades más exigentes, en las cuales los procesos sean de alguna complejidad y posean, por tanto, una fuerte capacidad técnica, es del todo inútil detenerse en la descripción técnica del proceso. No debe olvidarse que el grupo de interés al que se le presenta el plan no irá nunca más allá de la simple comprensión de la naturaleza de la actividad desarrollada, salvo algunas excepciones.

El proceso de producción.


Indiferentemente si va a producir, maquilar o comprar en un principio, es necesario conocer el proceso de producción de su empresa.


El proceso de producción es el conjunto de actividades que se llevan a cabo para elaborar un producto o prestar un servicio. En este, se conjugan la maquinaria, los insumos (materiales, materia prima) y el personal de la empresa necesarios para realizar el proceso. Es necesario que el proceso de producción quede determinado claramente, a manera que permita a los empleados obtener el producto deseado con un uso eficiente de los recursos necesarios.


Recuérdese también que en la actualidad existe una marcada tendencia por utilizar sistemas, procesos y productos amigables con el medio ambiente, por lo que debe considerarse que se evite cualquier daño a la naturaleza.


Las preguntas fundamentales que usted debe responder para establecer su proceso de producción son:
· Establezca todas las actividades necesarias para elaborar el producto.
· Ordene las actividades de una manera lógica y en secuencia.
· Determine los tiempos requeridos para desarrollar cada actividad.
· Elabore un flujo de su proceso de producción, y establezca aspectos de control de calidad en ese flujo, identificando los pasos más problemáticos del proceso.

Diagrama de procedimiento


El diagrama para el procedimiento, es el orden y combinación de las diferentes actividades de producción, es una secuencia de operaciones expresada en forma gráfica. También es una forma de detallar y estudiar el proceso de producción, a través de la utilización de un diagrama de flujo, cuya simbología básica es la siguiente:


SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO DESCRIPCIÓN

OPERACIÓN Se refiere a cualquier actividad cuyo resultado sea una transformación física o química en un producto o componente del mismo.

DEMORA Cualquier lapso en el que un componente del producto se encuentre esperando por alguna operación, revisión o traslado.

ARCHIVO O ALMACENAMIENTO Custodiar un producto o insumo en el almacén, hasta que se necesite para su utilización o venta

INSPECCIÓN Se refiere a efectuar comparaciones o verificaciones de las características comparándolas con los estándares de calidad, así como la cantidad determinada para el mismo.

TRANSPORTE Cualquier movimiento que no forme parte de una operación o de una inspección.

DOCUMENTO Generalmente se utiliza para designar cheques, requisiciones, cotizaciones, etc. Todo aquello que sea necesario para un efectivo desarrollo del proceso productivo.

Elabore un diagrama de flujo del procedimiento de manufactura de su producto y/o servicio, desde la llegada del insumo necesario para la producción, hasta que se obtenga el producto final, empacado y dispuesto para la venta.